Dos modalidades, una misma normativa
Cuando la gente habla de VeriFactu, suele imaginar que todas las empresas van a enviar sus facturas directamente a la Agencia Tributaria de forma automática. Y eso es cierto… pero solo en parte. La normativa contempla dos formas de cumplir: la modalidad VeriFactu y la modalidad no VeriFactu. Ambas son válidas. Ambas exigen un software homologado. Pero implican responsabilidades muy distintas.
Si estás evaluando cómo adaptarte o simplemente quieres entender bien qué significa cada opción antes de tomar una decisión, este artículo te lo explica sin rodeos.
¿Qué es la modalidad VeriFactu?
En la modalidad VeriFactu, el software de facturación envía cada registro de factura a la Agencia Tributaria en tiempo real o de forma casi inmediata. Cada factura queda registrada en los sistemas de Hacienda con un código seguro de verificación, y el contribuyente puede acreditar fácilmente que no ha manipulado sus registros.
La ventaja principal es clara: si algo se revisa, el rastro está en los servidores de la AEAT. La empresa no necesita demostrar nada por su cuenta porque los datos ya están allí.
¿Qué es la modalidad no VeriFactu?
La modalidad no VeriFactu permite que la empresa no envíe sus registros de facturación a Hacienda de forma automática. Esto no significa que pueda hacer lo que quiera, ni que quede exenta de cumplir la normativa. Significa que el envío a la AEAT es voluntario, pero la empresa asume una responsabilidad interna mucho mayor.
¿En qué se traduce eso? En que el software debe igualmente generar registros de facturación con huella digital, encadenados e inalterables. La diferencia está en dónde se guardan esos registros: en los sistemas de la empresa, no en los de Hacienda.
Si en algún momento la AEAT solicita esa información —en una inspección, por ejemplo— la empresa tendrá que presentarla. Y si los registros presentan inconsistencias o han sido modificados, las consecuencias pueden ser serias. Puedes ver con más detalle qué riesgos existen en este artículo sobre sanciones VeriFactu, multas y riesgos por no cumplir la normativa.
Diferencia entre VeriFactu y no VeriFactu: un resumen claro
- Envío a Hacienda: obligatorio en modalidad VeriFactu, voluntario en no VeriFactu.
- Registro de facturas: obligatorio con huella digital e inalterabilidad en ambas modalidades.
- Responsabilidad de custodia: compartida con la AEAT en VeriFactu; completamente interna en no VeriFactu.
- Trazabilidad en caso de inspección: inmediata en VeriFactu; depende de los sistemas propios en no VeriFactu.
- Software requerido: homologado en ambos casos. No vale cualquier programa.
Dicho de otro modo: no enviar automáticamente no significa no cumplir, pero sí significa asumir más carga interna y más riesgo si los registros no están perfectamente conservados.
¿Por qué algunas empresas optan por la modalidad no VeriFactu?
Hay situaciones en las que el envío automático a la AEAT puede generar fricciones operativas. Por ejemplo, empresas con volúmenes de facturación muy elevados, integraciones complejas con otros sistemas o sectores con particularidades específicas pueden preferir gestionar internamente sus registros antes de sincronizar con Hacienda.
También hay empresas que todavía están en proceso de adaptación y necesitan tiempo para consolidar sus sistemas antes de activar el envío automático. Esto es comprensible, pero implica que mientras tanto la custodia de los registros debe ser impecable.
Si tu empresa todavía trabaja con herramientas poco adecuadas para esto, conviene leerlo con atención: facturar con Excel tras VeriFactu ya no es suficiente.
Lo que no cambia en ninguna de las dos modalidades
Independientemente de la modalidad que elija tu empresa, hay requisitos que aplican en ambos casos y que conviene tener claros:
- El software de facturación debe ser homologado y cumplir con los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu.
- Cada registro debe incluir una huella digital que garantice su inalterabilidad.
- Los registros deben estar encadenados, de forma que cualquier modificación posterior sea detectable.
- Las facturas deben incluir el código QR que permite verificar su autenticidad.
- La empresa debe poder presentar esos registros ante la AEAT si son requeridos.
El cumplimiento no es opcional en ninguna de las dos vías. Lo que varía es quién custodia los datos y quién soporta la carga de demostrar la integridad del sistema si hay una revisión.
¿Qué modalidad es más adecuada para tu empresa?
No hay una respuesta única. Depende del volumen de facturación, del software que ya uses, de cómo esté organizada tu gestión interna y del nivel de riesgo que quieras asumir.
En términos generales, la modalidad VeriFactu ofrece más tranquilidad porque delega parte de la trazabilidad en los sistemas de la AEAT. La modalidad no VeriFactu puede tener sentido en contextos específicos, pero exige una gestión interna muy ordenada y herramientas fiables.
Si tu empresa todavía no tiene claro cómo se adapta a estos cambios, vale la pena revisar la guía sobre VeriFactu para pymes: obligaciones, fechas y adaptación, donde encontrarás el contexto completo para tomar decisiones con más criterio.
La decisión no tiene que ser complicada
Entender la diferencia entre VeriFactu y no VeriFactu es el primer paso. El segundo es evaluar con calma qué opción encaja mejor con la forma en que trabaja tu empresa, sin dejarse llevar por prisas ni por decisiones tomadas a última hora.
En NOVAMAGNA ayudamos a pymes a entender estas obligaciones y a elegir la configuración más adecuada sin asumir riesgos innecesarios. Si quieres saber cómo encaja esto en tu operativa, te ayudamos a elegir la modalidad más adecuada sin complicaciones.
