En los últimos meses, muchas empresas se preguntan si Verifactu y Facturae son lo mismo o si uno sustituye al otro. La confusión es comprensible: ambos conceptos están relacionados con la facturación electrónica y la normativa fiscal en España.
Sin embargo, no son equivalentes ni cumplen la misma función.
En esta guía te explicamos de forma clara qué es Facturae, qué es Verifactu, en qué se diferencian y en qué casos puede aplicarte uno, el otro o ambos.
Qué es Facturae
Origen y marco legal
Facturae es el formato oficial de factura electrónica en España utilizado principalmente en las relaciones con la Administración Pública.
Su obligatoriedad nace de la normativa que regula la facturación electrónica en el sector público, especialmente la Ley 25/2013, que impulsa la factura electrónica y el registro contable de facturas en el sector público.
Qué es el formato Facturae
Facturae no es un sistema de control fiscal, sino un formato estructurado de factura electrónica.
Se trata de un archivo en formato XML que:
- Sigue una estructura técnica específica.
- Permite el intercambio automático de datos.
- Incluye firma electrónica.
Su objetivo es facilitar la gestión electrónica de facturas entre empresas y administraciones públicas.
Cuándo es obligatorio usar Facturae
El uso de Facturae es obligatorio cuando una empresa:
- Emite facturas a una Administración Pública.
- Supera determinados importes establecidos por la normativa.
- Debe presentar facturas electrónicas a través de plataformas oficiales como el punto general de entrada de facturas electrónicas.
En relaciones entre empresas privadas, Facturae no ha sido históricamente obligatorio, aunque la factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece) ampliará el uso de formatos estructurados.
Facturae en relaciones con la Administración Pública
Cuando una empresa factura a un ayuntamiento, ministerio u organismo público, normalmente deberá:
- Emitir la factura en formato Facturae.
- Firmarla electrónicamente.
- Presentarla a través del canal oficial correspondiente.
Es, por tanto, un estándar de formato, no un sistema de control antifraude.
Qué es Verifactu
Relación con la Ley Antifraude
Verifactu surge en el contexto de la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude.
Esta normativa busca evitar la manipulación de registros contables y el uso de software de doble uso que permita alterar facturas.
Sistema de facturación verificable
A diferencia de Facturae, Verifactu no es un formato de factura.
Es un sistema técnico que regula cómo debe funcionar el software de facturación.
Exige que los programas:
- Generen un registro por cada factura emitida.
- Garanticen integridad e inalterabilidad.
- Incorporen mecanismos de trazabilidad.
- Permitan la verificación por parte de la Agencia Tributaria.
Objetivo de control e integridad
El objetivo principal de Verifactu es:
- Reducir el fraude fiscal.
- Impedir la modificación no trazable de facturas.
- Asegurar que los registros sean fiables.
No regula el formato del documento, sino el sistema que lo genera.
A quién afecta Verifactu
Verifactu afecta a:
- Empresas y autónomos que utilicen software de facturación.
- Pymes que emitan facturas mediante programas informáticos.
- Entidades sujetas a obligaciones tributarias en España.
La obligación no depende de si la factura es electrónica o en papel, sino de si se utiliza un sistema informático para emitirla.
Diferencias clave entre Verifactu y Facturae
Naturaleza
- Facturae: formato electrónico estructurado.
- Verifactu: sistema técnico de control del software de facturación.
Marco legal
- Facturae: normativa de facturación electrónica en el sector público.
- Verifactu: Ley Antifraude y regulación de sistemas informáticos de facturación.
Obligación
- Facturae: obligatorio al facturar a la Administración Pública.
- Verifactu: obligatorio para empresas que usen software de facturación, según calendario normativo.
Tipo de empresa afectada
- Facturae: empresas proveedoras del sector público.
- Verifactu: prácticamente cualquier empresa o autónomo que utilice software para facturar.
Relación con la factura electrónica
- Facturae es un tipo concreto de factura electrónica.
- Verifactu puede aplicarse tanto a facturas electrónicas como no electrónicas si se generan mediante software.
Requisitos técnicos
- Facturae exige un formato XML estructurado y firma electrónica.
- Verifactu exige integridad, trazabilidad y generación de registros verificables en el software.
¿Puede una empresa estar obligada a ambos?
Sí, es perfectamente posible.
Caso empresa que factura a la Administración
Una empresa que:
- Factura a organismos públicos.
- Utiliza software de facturación.
Podrá estar obligada a:
- Emitir factura en formato Facturae.
- Utilizar software adaptado a Verifactu.
En este caso, ambos requisitos se complementan.
Caso empresa privada B2B
Una empresa que solo facture a otras empresas privadas:
- No necesitará Facturae en principio.
- Sí deberá cumplir Verifactu si utiliza software.
Caso autónomos y pymes
La mayoría de autónomos y pymes que usan programas de facturación estarán obligados a cumplir Verifactu, aunque nunca utilicen Facturae.
Qué cambia en la práctica para tu empresa
Software compatible
Debes asegurarte de que tu programa:
- Cumple los requisitos de Verifactu.
- Permite emitir Facturae si facturas a la Administración.
No todos los sistemas cumplen ambas funciones.
Adaptación técnica
Es necesario verificar:
- Que el proveedor ha adaptado el sistema a la normativa.
- Que genera los registros exigidos.
- Que no permite alteraciones sin trazabilidad.
Procedimientos internos
Además del software, conviene revisar:
- Protocolos de rectificación de facturas.
- Control de numeración.
- Gestión documental.
Riesgos si se confunden conceptos
Confundir Facturae con Verifactu puede llevar a:
- Creer que cumplir uno implica cumplir el otro.
- Utilizar software no adaptado.
- Asumir que emitir factura electrónica es suficiente.
No lo es. Son obligaciones distintas.
Conclusión
Verifactu y Facturae no compiten ni se sustituyen. Cumplen funciones diferentes dentro del ecosistema normativo de facturación en España.
- Facturae es un formato electrónico obligatorio en determinadas relaciones con la Administración Pública.
- Verifactu es un sistema que regula cómo debe funcionar el software de facturación para garantizar integridad y trazabilidad.
Una empresa puede estar obligada a uno, al otro o a ambos.
La clave está en analizar tu situación concreta y asegurarte de que tu software y procesos están alineados con la normativa vigente.