Respuesta corta. Un ERP para proyectos le sirve a una empresa de instalación cuando responde a una pregunta concreta: qué margen le ha dejado cada obra, comparando lo presupuestado con lo que de verdad costó y con lo que se facturó. Para eso necesita tener en el mismo sitio tres datos: el presupuesto desglosado, los partes de trabajo con horas y material imputados a la obra, y las certificaciones o facturas emitidas. Si esos tres datos no están ordenados antes, el programa solo cambia de sitio el Excel con el que hoy se cuadra cada obra.
El problema de fondo no es la tarde que se va en cuadrar una obra. Es lo que no se sabe mientras tanto: qué tipo de obra deja dinero y cuál lo pierde, en qué fase se desvían siempre las horas, qué trabajos extra se hicieron y nunca llegaron a factura. Con el cierre de obra a mes vencido, o sin cierre, la siguiente oferta se calcula con los mismos supuestos que fallaron en la anterior.
Este artículo es para el gerente o el director de operaciones de una empresa de instalación con obra (climatización, electricidad, carpintería metálica, montajes industriales) que quiere saber qué margen le deja cada obra sin echar la tarde en un Excel.
Señales de que no sabes lo que te deja cada obra
- El margen de una obra se conoce cuando administración lo cuadra, semanas después de terminarla. O no se conoce.
- Los partes de trabajo llegan en papel, por mensaje o en una foto, y alguien los pasa a mano el viernes.
- Las horas se apuntan por día y no por obra, y el reparto entre obras se hace de memoria.
- El material se recoge en el distribuidor o sale del almacén sin quedar asociado a ninguna obra.
- Los trabajos extra que el cliente pide en obra se hacen, pero nadie los valora ni los pasa a la certificación.
- Solo el jefe de obra sabe cuánto costó de verdad su obra, y lo sabe de cabeza.
Si reconoces tres o más, el problema no es de programa. Es que la obra no genera el dato que haría falta para medirla.
Qué tiene que resolver un ERP para proyectos en una empresa de instalación
En una empresa que trabaja por obra, la unidad de gestión no es el producto ni el cliente: es la obra. Todo lo que cuesta dinero y todo lo que se factura tiene que poder colgarse de ella. Un ERP de proyectos aporta si ordena estas cuatro piezas, y en este orden.
1. El presupuesto, desglosado como se va a ejecutar
Si el presupuesto es un documento con una cifra global, no hay contra qué comparar. Hace falta desglosarlo en las partidas que luego se van a medir: horas de mano de obra por fase u oficio, material, subcontratas y desplazamientos. Pocas partidas, pero las mismas en presupuesto y en coste real, para comparar línea a línea y no a ojo.
2. El parte de trabajo, imputado a la obra el mismo día
El parte es el dato que alimenta todo lo demás, y el más fácil de perder. Si el operario no lo rellena en obra, o lo rellena el viernes de memoria, las horas se reparten por aproximación y el coste real deja de ser real. Lo que hay que ordenar aquí no es la aplicación del móvil: es quién rellena el parte, cuándo, con qué campos mínimos (obra, horas, material usado, trabajo extra sí o no) y quién lo revisa antes de que acabe la semana. Ese es el dueño del proceso, y sin él no se empieza.
3. El material y las compras, asociados a una obra
El material que se compra para una obra concreta tiene que salir con la obra indicada en el pedido al proveedor, y el que sale del almacén, con un vale que diga a qué obra va. Si no, el material se reparte a final de mes por intuición, y la obra que más consume parece igual de rentable que la que menos. El circuito de pedido, recepción y factura de proveedor lo tratamos en el artículo sobre gestión de compras y proveedores.
4. La certificación, cruzada con lo ejecutado
La facturación por certificaciones o por hitos tiene que salir de lo ejecutado, no de lo que se recuerda. Y los trabajos extra necesitan un circuito propio: quién los aprueba con el cliente, cómo se valoran y cómo llegan a la siguiente certificación. Es el punto exacto donde se escapa el ingreso que ya estaba ganado: el trabajo está hecho, el coste está pagado y la factura no sale.
Fíjate en el orden. Primero lo que produce el dato (presupuesto desglosado, parte, vale de material); después lo que lo consume (certificación, informe de margen). Es el principio de aguas arriba antes que aguas abajo. Si se empieza por el informe de rentabilidad de obras, el informe funciona perfectamente con datos que nadie se cree.
Una aclaración: un software de gestión de proyectos genérico organiza tareas, plazos y responsables, pero no sabe de coste por hora, material ni certificaciones. A una empresa de instalación le sirve de poco el diagrama de tareas si no sabe qué margen le deja la obra.
Cómo calcular el margen real de una obra (y dónde se va la diferencia)
Los números de abajo son un ejemplo para enseñar el cálculo, no datos de un cliente: sustitúyelos por los de una obra tuya ya cerrada.
Margen real: importe facturado − (horas reales × coste por hora + material real + subcontratas + desplazamientos).
Desviación: margen presupuestado − margen real. Y después, la pregunta que importa: qué parte de esa desviación es trabajo hecho que no se facturó y qué parte es una mala estimación.
Ejemplo. Una obra de climatización presupuestada en 48.000 €. En el presupuesto: 220 horas a 32 €/h de coste (7.040 €), 21.500 € de material y 6.000 € de subcontrata. Coste presupuestado: 34.540 €. Margen presupuestado: 13.460 €, un 28 %.
Al cerrar la obra con los partes: 290 horas (9.280 €), 23.900 € de material y los mismos 6.000 € de subcontrata. Coste real: 39.180 €. Se facturaron los 48.000 € del presupuesto. Margen real: 8.820 €, un 18,4 %. La desviación es de 4.640 €.
Ahora se separa. Revisando los partes aparecen dos ampliaciones que el cliente pidió en obra: 40 horas y 1.600 € de material que no estaban en el presupuesto. Su coste, 2.880 €, explica una parte de la desviación. Valoradas con el mismo margen del presupuesto, un 28 %, habrían sido 4.000 € (2.880 ÷ 0,72), y no llegaron a ninguna certificación. Los otros 1.760 € de desviación son de ejecución: 30 horas más de las estimadas (960 €) y 800 € de material por encima de lo previsto.
- 4.000 € de trabajo hecho y no facturado. Es fuga de ingreso ya ganado. Se corrige con el circuito de trabajos extra, no con un programa.
- 1.760 € de desviación de ejecución. No es una pérdida que se recupere, es información. Si al revisar varias obras del mismo tipo las horas se desvían siempre en la misma dirección, el problema no está en la obra: está en la plantilla con la que presupuestas.
El número importa menos que el momento en que lo tienes. Si este cálculo sale tres semanas después de cerrar la obra, de una tarde de Excel, ya has presupuestado otras dos con la misma estimación. Si sale el día en que se cierra el último parte, lo usas en la siguiente oferta. Eso es lo que debería darte un ERP para proyectos: no la fórmula, que cabe en una servilleta, sino que el dato esté completo y a tiempo porque cada parte, cada vale y cada extra se registraron el día que ocurrieron.
Qué ordenar antes de elegir un programa
- Elige una obra reciente ya cerrada y calcula su margen real a mano con la fórmula de arriba. Apunta qué datos te faltaron y quién los tenía.
- Define las partidas comunes para presupuesto y coste real.
- Pon dueño al parte de trabajo: quién lo rellena, cuándo, con qué campos y quién lo revisa. No pases al siguiente punto hasta que pasen semanas sin partes pendientes de perseguir.
- Crea el circuito de trabajos extra: aprobación del cliente, valoración y paso a la siguiente certificación.
- Asocia a obra las compras y las salidas de almacén.
- Con todo eso vivo, elige o configura el ERP de proyectos y mide el margen de cada obra al cerrarla. El informe de rentabilidad por tipo de obra, por cliente o por jefe de obra va al final, porque consume todo lo anterior.
Si el ERP ya está elegido, el mismo orden sirve para arrancarlo; lo desarrollamos en cómo implantar un ERP sin paralizar tu empresa.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un ERP para proyectos y un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos organiza tareas, plazos y responsables. Un ERP para proyectos además imputa costes, compras y facturación a cada obra, que es lo que permite conocer su margen. Si tu problema es el margen y no el calendario, necesitas lo segundo.
¿Cómo se calcula el margen real de una obra?
Importe facturado menos horas reales por coste por hora, material real, subcontratas y desplazamientos. La diferencia con el margen presupuestado se separa después en trabajo no facturado y desviación de ejecución, porque cada una se corrige de forma distinta.
¿Por qué no cuadran los partes de trabajo con el coste de la obra?
Mira primero dos cosas: si las horas se apuntan por día y no por obra, y si los partes se rellenan de memoria al final de la semana. Hasta que el parte se imputa a la obra el mismo día, cualquier cálculo de margen es una aproximación.
¿Cada cuánto hay que revisar el margen de las obras?
Al cierre de cada obra y, en obras largas, en cada certificación. Revisarlo a fin de trimestre sirve para la contabilidad, pero llega tarde para corregir la obra en curso y la siguiente oferta.
Primero el orden. Después la tecnología.
Antes de decidir qué programa ponerle a tus obras, conviene saber qué dato falta y dónde se pierde. El Diagnóstico de Operativa sigue el recorrido de una obra desde el presupuesto hasta la última certificación, localiza dónde se quedan sin facturar los extras y dónde nace la desviación, y te entrega una hoja de ruta priorizada para que el margen de cada obra se conozca el día que se cierra. La hoja de ruta es tuya, sigas o no con nosotros.