Respuesta corta. Los roles y permisos del ERP se diseñan a partir de las decisiones que mueven dinero, no a partir del organigrama. Primero se escribe quién decide cada cosa (un precio fuera de tarifa, un descuento, un cliente o un proveedor nuevo, un ajuste de stock, la anulación de un albarán o de una factura) y después se traduce a lo que cada rol puede ver, editar y aprobar. Si todos son administradores, no hay control; si el gerente lo aprueba todo, hay un cuello de botella con nombre propio.
El riesgo de un ERP mal configurado no es que alguien vea más de la cuenta. Es que el margen se decide en el teclado de quien mete el pedido: un descuento que nadie aprobó, un precio especial que se queda para siempre, un cliente con impagos al que se le sigue sirviendo. Eso es ingreso ya ganado que se entrega sin que nadie lo decida. Y cuando no queda claro quién cambió qué, dirección toma decisiones sobre márgenes que no sabe explicar.
Este artículo es para el gerente de una pyme industrial que tiene ERP, o lo va a tener, y quiere que el sistema refleje quién decide en su empresa sin frenar a nadie.
Síntomas de que los permisos de tu ERP no están pensados
Los problemas de permisos se presentan de dos formas opuestas. Unos son de puerta demasiado abierta; otros, de puerta cerrada con una sola llave.
- Todos los usuarios, o casi todos, tienen perfil de administrador «para que nadie se quede bloqueado».
- Los descuentos se aprueban por teléfono o por mensaje, y en el ERP solo aparece el precio final.
- Se da de alta un cliente sin que nadie revise su forma de pago ni su riesgo.
- Aparecen ajustes de stock sin motivo y sin responsable.
- El técnico o el jefe de obra no puede ver el pedido y llama a la oficina para preguntar qué material lleva.
- Cuando el gerente está fuera, las compras urgentes se paran o se hacen por fuera del sistema.
- Varias personas entran con el mismo usuario, así que el historial dice que todo lo hizo «oficina».
Ver, editar y aprobar: tres permisos para tres problemas distintos
Cuando se habla de permisos se mezcla todo. Conviene separarlo, porque cada verbo resuelve un problema diferente.
Ver: que cada uno tenga el dato que necesita para trabajar
En ver, el error caro no es tanto mostrar demasiado como esconder lo que ejecución necesita. Si el jefe de obra no ve el pedido, llama; si el almacén no ve lo comprometido, reserva dos veces el mismo material. Restringe la vista solo donde hay un motivo claro: costes y márgenes, si dirección decide no compartirlos, y datos personales del equipo. Todo lo demás, cuanto más visible para quien lo usa, menos llamadas internas.
Editar: que cada dato tenga un solo dueño
Artículos, tarifas, clientes y proveedores son datos maestros: de ellos cuelga todo lo demás. Cada uno debe tener un rol que lo edita y, el resto, como mucho, que propone cambios. Una tarifa que editan comercial y administración no es de nadie, y cuando sale mal no hay a quién preguntar por qué cambió.
Aprobar: que las decisiones que mueven dinero pasen por alguien
La aprobación funciona con umbrales. Por debajo del umbral decide quien trabaja el pedido; por encima, aprueba el dueño del proceso. Sin umbral, todo sube al gerente, y la empresa pasa a depender de que conteste. Eso no es control: es un cuello de botella, y lo que depende de una sola persona es lo primero que hay que resolver.
Como lista de partida, estas son las decisiones que conviene pasar por aprobación en una pyme industrial: precio por debajo de tarifa, descuento por encima de un porcentaje, condiciones de pago distintas de las habituales, alta de cliente o de proveedor, compra por encima de un importe, pedido a un cliente con cobros vencidos, anulación de un albarán y emisión de un abono.
Por qué los roles se diseñan desde las decisiones y no desde el organigrama
En una empresa de 40 personas puede pasar que quien lleva administración también compre y que el jefe de taller también haga presupuestos. Si los roles copian los puestos, quedan huecos y solapes. Si copian las decisiones, encajan con cómo se trabaja de verdad.
El método es sencillo: una tabla con las decisiones que mueven dinero en una columna, el dueño de cada una en la siguiente y el umbral en la tercera. Los roles salen de agrupar decisiones que van juntas. Así, cuando alguien cambia de puesto o se va, cambias su rol y no tienes que revisar permisos uno por uno.
En empresas pequeñas no siempre se puede separar a quien hace el pedido de compra de quien revisa la factura del proveedor. Cuando no se puede separar, se compensa con historial: que cada cambio quede registrado con usuario y fecha, y que alguien lo revise. Lo desarrollamos en ERP y trazabilidad: cómo saber qué pasó, quién lo hizo y en qué estado está.
Cómo calcular el margen que se concede sin que nadie lo decida
Este cálculo pone cifra a la puerta demasiado abierta. Los números de abajo son un ejemplo para enseñar el cálculo, no datos de un cliente: sustitúyelos por los tuyos.
Fórmula: pedidos al mes × % de pedidos con precio modificado respecto a tarifa × rebaja media por pedido = margen cedido al mes.
Ejemplo: una empresa con 300 pedidos al mes en la que un 8 % lleva un precio distinto del de tarifa tiene 24 pedidos modificados. Si la rebaja media es de 90 € por pedido, son 2.160 € al mes y 25.920 € al año de margen que sale de la empresa.
No todo ese dinero está mal cedido. Parte serán descuentos razonables para cerrar un pedido o cuidar a un buen cliente. El problema es que no sabes qué parte: si nadie los aprobó, nadie puede decir si valieron la pena. Esa es la decisión a ciegas: fijas la política de precios con una tarifa que en la práctica no se aplica.
Para sacar tus números, exporta los pedidos de un trimestre con el precio aplicado y el precio de tarifa de cada línea. Si tu ERP no guarda los dos, ya tienes el primer hallazgo: no puedes saber cuánto margen se está cediendo.
El mismo cálculo vale para compras: pedidos a proveedor sin aprobación por encima del umbral, o compras que se repiten porque nadie vio que ya estaban pedidas. Si ese es tu punto débil, mira cómo evitar pedidos duplicados y falta de control en compras.
Orden recomendado para definir roles y permisos en el ERP
- Lista las decisiones que mueven dinero. Precio, descuento, condiciones de pago, altas de clientes y proveedores, compras, ajustes de stock, anulaciones y abonos.
- Pon un dueño y un umbral a cada decisión. Quién decide por debajo, quién aprueba por encima y quién le sustituye cuando no está.
- Define qué necesita ver cada puesto para trabajar sin llamar. Empieza por ejecución: taller, obra, almacén.
- Asigna un solo editor a cada dato maestro. Artículos, tarifas, clientes y proveedores.
- Agrupa en roles por función, no por persona. Y elimina los usuarios compartidos: con un usuario común, cualquier permiso es decorativo.
- Configura y prueba con excepciones reales. El pedido urgente con el gerente de viaje, el cliente con un cobro vencido que llama para otro pedido.
- Revisa cada mes el historial de cambios de precio y aprobaciones. La fase está terminada cuando las aprobaciones pasan por el sistema sin que nadie tenga que recordarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos roles necesita un ERP en una pyme?
No hay un número correcto. Necesitas tantos roles como combinaciones distintas de decisiones hay en tu empresa. Si te sale un rol por persona, estás diseñando desde las personas y no desde las decisiones.
¿Quién debe aprobar los descuentos en el ERP?
El dueño del proceso comercial, dentro de un umbral que fija dirección. Por encima de ese umbral aprueba dirección. Lo importante es que la aprobación quede registrada en el sistema y no en un mensaje.
¿Es mejor dar permisos de administrador a todos para no bloquear el trabajo?
No. El bloqueo se resuelve con umbrales y con suplentes, no abriendo todo. Con todos como administradores, cualquier persona puede cambiar precios, tarifas o facturas sin que nadie lo decida.
¿Cómo sé quién ha cambiado un precio en el ERP?
Con el historial de cambios del sistema, siempre que esté activado y que cada persona entre con su propio usuario. Si se comparten usuarios, el historial registra el cambio pero no a la persona.
Primero el orden. Después la tecnología.
Configurar permisos es la parte fácil. Lo difícil es poner por escrito quién decide qué en tu empresa. El Diagnóstico de Operativa recorre los cuatro planos (comercial, ejecución, administración y dirección), localiza las decisiones que mueven dinero sin dueño ni umbral y te entrega una hoja de ruta priorizada para ordenarlas antes de tocar la configuración. Te sirve aunque no sigas con nosotros.